ЭДО

Что такое электронный документооборот

ЭДО (электронный документооборот) — это применение документов в электронном виде без заполнения бумажных носителей. Передача данных осуществляется через особое программное обеспечение, а все образцы и формуляры заполняются на компьютере. Цель ЭДО в том, чтобы обеспечить повышение скорости работы организации в целом, и бухгалтера в частности, удобства ведения расчетов и конфиденциальности.

Функции он выполняет те же самые: формирует, редактирует, регистрирует, согласовывает, отправляет, хранит документы. Одна из важных функций — передача кодов маркировки через УПД в систему «Честный знак».

Принципы работы электронного документооборота

Создать электронный документооборот, не отказываясь от бумажного очень просто. ЭДО способен выполнять все те же функции, что и его аналог на бумаге. Он позволяет формировать, редактировать, регистрировать документы, отправлять их клиентам или партнёрам. Кроме того, он значительно упрощает сдачу отчётов в ФНС или другие контролирующие органы. Электронные документы подготавливаются в доступной электронной форме. Они должны быть пригодны для обработки различными системами. Чтобы такой документ имел юридическую силу, он подписывается электронной подписью.

Как осуществляется обмен:

• Сотрудник одной из компаний формирует документ, например заявление или официальное письмо.

• Затем подписывает его электронной подписью и посылает через систему ЭДО.

• Работник компании-получателя прочитывает документ, а затем также проставляет свою электронную подпись.

• Сразу после этого в первую организацию приходит уведомление, после которого можно действовать — отгружать товары, переводить оплату или совершать прочие действия, описанные в документе.

Созданный через ЭДО документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный.

Чтобы избежать неприятностей и безопасно обмениваться важными документами, такими как договоры, нужно работать через системы операторов. Операторы ЭДО — это организации, обладающие необходимым программным комплексом для обмена информацией. Как открытой, так и строго конфиденциальной. По сути, это сервисы с защищенными каналами связи с особым шифрованием.

Кроме обмена документами, оператор обеспечивает клиентам полноценный сервис:

• уведомляет ФНС о том, что организация клиента присоединилась к электронной системе;

• гарантирует конфиденциальность, используя для обмена только каналы с высокой степенью защиты;

• следит за регламентами, соблюдает требования законодательства;

• делает проверку подлинности электронных подписей.

Виды электронного документооборота

Можно выделить два основных вида ЭДО: внутренний (в пределах одной организации) и внешний (передача данных между компаниями и госучреждениями).

Существует более детальная классификация по типам документов. Это:

• кадровый ЭДО;

• управленческий;

• складской;

• бухгалтерский;

• архивный и т. д.

Многие крупные сервисы поддерживают работу практически с любыми типами документов. Но чаще всего принципы электронного документооборота применяют для первичной бухгалтерской документации или формирования счетов-фактур. Простым примером ЭДО можно считать электронную почту. Она также обеспечивает быструю передачу данных, но эффективна лишь в случае, если обе стороны согласовали обмен данными. Но почта является небезопасным каналом для передачи серьёзных документов. А некоторые государственные службы просто отказываются принимать документы, присланные через обычную почту.

Как перейти на ЭДО?

Если вы приняли решение отказаться от бумаги в пользу электронных технологий, надо:

1. Изменить учетную политику организации – прописать в ней факт работы с электронными документами, подписанными КЭП (квалифицированная электронная подпись).

2. Составить схему существующего документооборота. После перехода на ЭДО все должно остаться неизменным, но только в электронном виде.

3. Выбрать техническое решение для внедрения СЭД (система электронного документооборота) внутреннего внутри организации: веб-версия или интеграция.

   Система ЭДО основывается на потребностях компании, также играют роль стоимость системы, возможности, наличие техподдержки, опыт разработчиков, конкурентные особенности, степень согласованности с существующими в организации бизнес-процессами.

   Веб-версия не соприкасается с информационными системами компании и подходит небольшому бизнесу, когда вы не работаете с документами каждый день.

   Как правило, СЭД устанавливается на выделенный или существующий сервер компании и интегрируется с учетной системой организации. Тогда автоматизация документооборота будет в привычном интерфейсе используемой программы.

4. Получить КЭП.

Для получения подписи на руководителя, нужно обратиться в ФНС, а для получения подписи на сотрудника вам можно обратиться в наш удостоверяющий центр (УЦ) с пакетом необходимых документов. 

КЭП требуется всем сотрудникам, которые подписывают документы.

Также в нашем центре можно получить МЧД (машиночитаемую доверенность) руководителю на сотрудника.

Изменения в организации при переходе на ЭДО вне зависимости от размера и формы собственности:

1. Скорость получения оригинала документа. Процесс передачи документа занимает, как правило, от нескольких минут в рамках одного оператора до нескольких часов при роуминговом обмене. Бизнесу, которому важно получать оплату товара или услуги в день поступления документов, электронный документооборот позволяет в разы ускорить исполнение договоров. При обнаружении ошибок процесс получения корректировочного документа будет так же быстр и прост.

2. Способ получения и отправки оригинала документа в режиме online при использовании ЭДО несравним с обменом бумажными оригиналами. Вы получите возможность круглосуточно, находясь в любой точке мира с доступом в интернет, осуществлять любые операции с документами, в том числе подписывать исходящие или полученные документы.

3. Контроль движения отправленного документа. В случае задержки подписания со стороны партнера можно легко напомнить ему об этом, т.е. упростить процесс получения оригинала, снижая риски из-за его отсутствия. При бумажном обмене именно это является основной проблемой: чаще всего, стороны обмениваются сканами документов, процесс же получения оригиналов по разным причинам затруднен или вовсе не происходит. В случае недобросовестности партнера отсутствие оригиналов может повлечь серьезные проблемы.

4. Сокращение расходов на печать, почтовую пересылку и хранение дает возможность эффективнее использовать время сотрудников и сократить затраты (бумага, картриджи, почтовые расходы, содержание архива). Если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц, издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год. При бумажном обороте полученный от контрагента (входящий документ) после подписания отправляется снова контрагенту, т.е. и по входящим документам тоже имеют место расходы, которые ЭДО поможет исключить.

5. Централизованное, структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве. Используя систему электронного документооборота, организация может не распечатывать документы, а хранить их в электронном архиве. В случае необходимости, хранящиеся в архиве документы можно легко найти, распечатать для проверяющих (ФНС, для предоставления в суд и др.) и предоставить, подписав электронными подписями сторон или заверив предварительно должным образом. Оригиналы документов также можно предоставить на электронных носителях или распечатать и заверить у нотариуса.

6. Интеграция. Система ЭДО оператора электронного документооборота может быть интегрирована с уже установленными у вас системами бухгалтерского учета 1С и т.п., что еще больше упростит процесс перехода и использования электронного документооборота.

Затраты на переход на ЭДО

Простота и финансовая доступность использования систем операторов делает ЭДО все более популярным сервисом. В среднем стоимость отправки одного исходящего документа составляет около 10 руб., а все входящие документы операторы обрабатывают и хранят бесплатно.

Затраты на электронную подпись, как правило, организацией уже понесены в связи с ее получением для сдачи отчетности. Подпись, подходящая для отчетности подойдет и для ЭДО, но если планируется несколько подписантов, то необходимо приобрести сертификат на каждого.

Электронная подпись является эквивалентом подписи от руки, с помощью которого подтверждается авторство электронных документов. Чтобы цифровой документ обладал той же юридической силой, что и бумажный, он должен быть подписан ЭП.

Стоимость и бонусы от компании

IT — Консультант:

- Отсутствие тарификации для входящих электронных документов.

- Для исходящих электронных документов предусмотрены льготы, включенные в 1С:ИТС ПРОФ — 100 комплектов в месяц, в 1С:ИТС Техно — 50 комплектов в месяц. Комплект электронных документов — это счет-фактура и два любых других электронных документа.

- При превышении льготного пакета, стоимость отправки комплекта документов составит всего 10 рублей.

- При отправке от 5 000 счетов-фактур в месяц предусмотрены скидки.

- Расчет оплаты — по факту по итогам расчетного периода (месяц).

- Помощь в оформлении юридически значимых сертификатов электронной подписи по специальной цене.

- Полная настройка 1С-ЭДО нашими специалистами.

- Разработки любой сложности по встраиванию «Библиотеки электронных документов» в не типовые и сильно измененные решения «1С».